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Organización:
David Piñeros, Cognitia
Expositor:
Jorge Navarro, Xerox
Conferencia:
Integración de tecnologías en la Gerencia del
Conocimiento
Lugar:
Uniandinos
Hora:
7 a 9 am
No. Asistentes:
63
Ponencia presentada: KM-Xerox.pdf
PERFIL
DE LA ORGANIZACIÓN:
Xerox
fue una de las primeras compañías globales involucradas
con la Gestión del conocimiento, iniciando sus primeros
proyectos hacia 1996, aunque
desde 1970 ha venido estudiando en el centro de
investigación PARC la forma en que la gente trabaja con
la tecnología y comparte conocimiento por medio de esta.
En la actualidad Xerox es reconocida por su práctica en
Gestión de Conocimiento y ha obtenido diferentes premios
como: Knowledge Company of the year (1999) por el KM World
Magazine, se ha ubicado entre las 10 empresas mas
admiradas (Most
Admired Knowledge Enterprises Awards) en los últimos 4 años
y también ha sido premiado en los Information Management
Awards como Best Knowledge Project por su comunidad Eureka
(1999) entre otros.
PERFIL
DEL CONFERENCISTA:
Jorge
Navarro actualmente se desempeña como Key Manager en
Xerox de Colombia y dentro de sus actividades
principales está la de asesorar a los clientes en la
implementación de diferentes soluciones de alta tecnología
en Content Management, Enterprise Document Management
System y Knowledge Management en sectores como
Telecomunicaciones y Financiero. Cuenta con más de 14 años
de experiencia en la integración de soluciones
tecnológicas y ha participado activamente en el
desarrollo de éstas en el mercado Colombiano.
INTRODUCCIÓN:
La
conferencia se dividió en dos partes, la primera una
breve reseña de los encuentros, por parte de David Piñeros
Director Ejecutivo de Cognitia, quien expuso, los
antecedentes, el origen de los encuentros, la importancia
de la Gestión del Conocimiento en Colombia y el enfoque
de las conferencias.
DESARROLLO
DEL ENCUENTRO:
La
segunda parte estuvo a cargo de Jorge Navarro, que inicio
su conferencia exponiendo la forma en que fluye el
conocimiento a través de los documentos, comparando la
información como el ADN del conocimiento.
También
subraya cómo los documentos no son simplemente datos,
sino que pueden comprender imágenes, textos, CD ROM,
papeles, datos y voz entre otras formas, destacando
la importancia de manejar cada diferente formato.
Una
parte especialmente de interés fueron las estadísticas
que mostró sobre la forma en que el conocimiento
empresarial es distribuido en diferentes medios dentro de
la organización.
24%
archivo físico
42% En la mente de los empleados
22% en documentos electrónicos
12% compartido en redes y centros de datos
Jorge
hizo énfasis en la forma en que la organización de los
datos juega un papel fundamental en la Gestión del
Conocimiento, ante problemáticas como: la demora en la
recuperación de los documentos, la actualización del
contenido, la seguridad de la información las tecnologías
que apoyan y facilitan las acciones para hacer que una
empresa produzca y comparta conocimiento
Se
expusieron diferentes puntos de partida de estos
instrumentos con varios interrogantes para cada enfoque:
El
individuo: ¿Donde encuentra el conocimiento? ¿En qué
medio? ¿Es pertinente? y ¿que sucede ante la ausencia de
un funcionario en una compañía?
El
grupo: ¿se puede capitalizar el conocimiento? ¿Se puede
colectivizar? ¿Cómo evitar el fenómeno de reinventar la
rueda?
La
empresa: ¿Cómo crear comunidades de práctica? ¿Cómo
compartir conocimiento? ¿Cómo desarrollar sistemas
colaborativos de trabajo?
A
continuación Jorge analizó el rol del conocimiento en la
creación de valor basándose en
tres aspectos claves:
-
La
experiencia operacional
-
El
liderazgo en la oferta de productos
-
Las
relaciones con el cliente
Todos
estos aspectos estudiados al interior de la empresa y de
allí cómo el conocimiento genera valor y apalanca la
competencia global, dando paso a ideas innovadoras
Para
ilustrar esto se expuso el ejemplo de reducción de costos
dentro de Xerox:
Xerox
inicio un plan para proveer sus productos ampliando la
garantía de funcionamiento en Canadá con el fin de
ofrecer el mejor servicio posible en el mercado. Los
compradores de los productos de Xerox tuvieron dificultad
en la puesta en marcha por un detalle técnico ínfimo.
Este detalle estaba ocasionando que se tuvieran que
remplazar los equipos, y no existía solución. Sólo al
poner en consulta abierta a la comunidad técnica el caso,
un trabajador
proporcionó la solución, arreglando fallas que estaban a
punto de convertirse en devoluciones. Se pudo ahorrar mas
de 40.000 USD por máquina dado que la reparación a
costaba 90 centavos de dólar.
A
partir de esta experiencia,
se estableció una red de personas que ubica a los
especialistas o se conecta con las bases de conocimiento
respectivas para solucionar las consultas del cliente. Así
mismo se creó un procedimiento
para registrar soluciones e innovaciones, que una
vez validadas son convertidas en conocimiento. Esta
comunidad se llamó Eureka.
De
esta experiencia surgieron los siguientes productos
como apoyo a la organización de información, como
base para la Gestión del Conocimiento que Xerox ofrece
comercialmente:
FORO
DE DISCUSIÓN:
*
Para terminar el encuentro se inicio el foro, que termino
más como una sesión de preguntas y respuestas. Aunque
la conferencia hizo énfasis en la tecnología básica
para identificar, administrar y crear conocimiento
reutilizable, las preguntas del auditorio se centraron en
los aspectos humanos de la Gestión del Conocimiento como:
¿Cuáles
son los perfiles de la gente que procesa información y de
las gerencias de conocimiento?
¿Cuáles
son las barreras para compartir información y la manera
de vencerlas?
¿Qué política
gerencial, cultura y desarrollo son necesarios para la
Gestión de Conocimiento en las empresas?
Para
responder estas dudas,
Jorge habló de la experiencia de Xerox, donde
desde hace ya varios años la organización esta
totalmente comprometida con el conocimiento desde la
gerencia, explicando que la selección de personal ya
incluye perfiles con características especificas sobre el
conocimiento, además de estipular en los contratos de
trabajo como requerimiento compartir el conocimiento.
*
También surgió la inquietud de la posibilidad y
factibilidad de que las PYMES, que conforman un amplio
grupo en el universo empresarial colombiano, hagan gestión
de conocimiento, utilicen herramientas tecnológicas económicas
y adecuadas a sus necesidades.
A
estos interrogantes Jorge respondió que era mas una
cuestión de enfoque que de recursos, pues se podían
hacer proyectos pequeños, pero que lo importante era como
estaba definido el proyecto y el valor de la iniciativa.
PARA
MAS INFORMACIÓN:
Para
mas información acerca de Xerox y la Gestión de
Conocimiento se pueden consultar los siguientes enlaces:
Share..and
Share Alike - KNOWLEDGE MANAGEMENT - Darwin Magazine Feb
01, 2001
http://www.darwinmag.com/read/020101/share.html
Xerox
Creates a Knowledge-Sharing Culture Through Grassroots
Efforts -Case Study, Knowledge Management in Practice,
Issue 18, American Productivity and Quality Center, Forth
Quarter 1999.
http://www.apqc.org/free/casestudies/KM-18.pdf
Xerox
Recovers Its Famous Fumble, Knowledge Management magazine,
February 2000
http://www.destinationcrm.com/km/dcrm_km_article.asp?id=213&ed=2%2F1%2F2000
Ponencia
presentada en el "Encuentro con Conocimiento" KM-Xerox.pdf
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